a
444 88 58
Çağrı Merkezi
Özek Kalem Müdürlüğü Yönetmelik

                                                                                            T.C. 

                                                                      BİLECİK BELEDİYE BAŞKANLIĞI 
                                                                           ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ 
                                                               GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

                                                                                      BİRİNCİ BÖLÜM
                                                                  Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1
- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.


Kapsam
MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Özel Kalem Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. 

Dayanak
MADDE 3- Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen;
Belediye : Bilecik Belediyesi’ni,
Başkanlık : Bilecik Belediye Başkanlığı’nı,
Encümen : Bilecik Belediye Encümenini,
Valilik : Bilecik Valiliğini
Meclis : Bilecik Belediye Meclisini,
Müdürlük : Özel Kalem Müdürlüğü’nü,
Müdür : Özel Kalem Müdürü’nü,
Personel : Özel Kalem Müdürlüğü Personelini,
Yönetmelik : Özel Kalem Müdürlüğü Görev Yetki ve Çalışma Yönetmeliğini,
ifade eder. 


                                                                           İKİNCİ BÖLÜM 
                                                                       Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat
MADDE 5 - (1) Özel Kalem Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) Şef
c) Memurlar
d) Sözleşmeli Memurlar
e) İşçiler

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Özel Kalem Bürosu
c) Evlendirme Memurluğu

Bağlılık
MADDE 6 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanına direk bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür. 
                                                                         

                                                                             ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
                                                                       Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün görevleri
MADDE 7
- (1) Başkana intikal eden sözlü yada yazılı talepleri, randevuları, günlük olarak takip eder.

(2) Başkanın tüm iletişim ve haberleşmesini sağlar.
(3) Başkanın özel resmi yazışmalarını, müdürlüğün tüm yazışmalarının takip edilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
(4) Başkana gelen mektup ve dilekçeleri değerlendirip ilgili birimlere sevk eder, başkanın görmesi gerekenleri üst yazıyla konu özetlenerek başkanın onayına sunar. İlgili birime sevk edilerek genel kayda alınıp takibi yapılır.

Müdürlük yetkisi
MADDE 8
- (1) Özel Kalem Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.


Müdürlüğün sorumluluğu
MADDE 9 - (1) Özel Kalem Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 10 - (1) Özel Kalem Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.
(2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
(3) Özel Kalem Müdürlüğünün personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
(4) Özel Kalem Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
(5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
(6) Belediye Başkanının verdiği sözlü ve yazılı talimatları eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, mahiyetindeki memurlarını yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludur.

Özel Kalem Bürosu görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 11-(1) Görevi gereği Müdürlükçe kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar.
(2) Müdürlüğe ait genelge yönetmelik ve kararları deftere işleyerek incelemeye hazır hale getirir.
(3) Kurum içi ve dışı bildiri genelge vb. duyuruların, bilgilerin tüm personele iletilmesi ve dosyalanmasını sağlar, gerektiğinde bu hususta işlem yapar.
(4) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak ve ilgililere aktarır.
(5) Temsil, ağırlama iş ve işlemlerini yürütür.
(6) Makamın sekreterya, koruma, şoför ve temizlik elemanlarının çalışmalarını düzenler ve takip eder.
(5) Müdürlüğü ilgilendiren tüm evraklarda standart dosya planına ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre cevap yazarak, bir nüshaları ilgili birimlere göndermek, bir nüshalarını da dosyada saklamak.
(6) Müdürlükle ilgili diğer iş ve işlemleri yürütmek ve Müdürün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

Evlendirme Memurluğu görev, yetki ve sorumluluğu
MADDE 12 –
1- Evlenmek amacıyla müracaat edenlerin evlilik işlemlerini ve nikah sözleşmelerini yapar.

2- Nikah akitleri yapılan çiftlerin, Uluslararası Aile Cüzdanlarını adlarına tanzim ederek nikah akdinden sonra imza karşılığı kendilerine teslim etmek,
3- Nüfus Müdürlüğü ile koordineli çalışır.
4- Müdürlükle ilgili diğer iş ve işlemleri yürütmek ve Müdürün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.


                                                                  DÖRDÜNCÜ BÖLÜM 
                                                             Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin alınması
MADDE 13
-(1) Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin planlanması
MADDE 14
-(1) Özel Kalem Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi
MADDE -15 (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır. 
                 

                                                                        BEŞİNCİ BÖLÜM 
                                                                 İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimleri arasında işbirliği
MADDE 16 -
(1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

(2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
(3)Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
(4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
(5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon
MADDE 17 -
(1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür.

(2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Belediye, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür. 
                                                                

                                                                   ALTINCI BÖLÜM
                                               Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem
MADDE 18 - (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve dosyalama
MADDE 18
– (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti standart dosya planına ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

                                                                          YEDİNCİ BÖLÜM
                                                                                 Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri
MADDE 19 -
(1) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

(2) Özel Kalemi Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.
(3) Özel Kalemi Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

                                                                    SEKİZİNCİ BÖLÜM
                                                                Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik
MADDE 20 - (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, Belediye Meclisinin 05.08.2008 tarih ve 66 sayılı kararı ile kabul edilen Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.
Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 21 - (1) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 22
- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve Valilik Makamına gönderilmesi ile yürürlüğe girer.

Yürütme
MADDE 23 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Bilecik Belediye Başkanı yürütür.

Oluşturulma Tarihi : 15.10.2014