a
444 88 58
Çağrı Merkezi
Yazı İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği

T.C.
BİLECİK BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç
MADDE 1 -
(1) Bu yönetmeliğin amacı, Bilecik Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 -
(1) Bu Yönetmelik, Bilecik Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 -
(1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 -
(1) Bu yönetmelikte geçen:
Belediye : Bilecik Belediyesi’ni,
Başkanlık : Bilecik Belediye Başkanlığı’nı,
Encümen : Bilecik Belediye Encümenini,
Valilik : Bilecik Valiliğini
Meclis : Bilecik Belediye Meclisini,
Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,
Müdür : Yazı İşleri Müdürü’nü,
Personel : Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini,
Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev Yetki ve Çalışma Yönetmeliğini,
ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat
MADDE 5 -
(1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
a) Müdür
b) Şef
c) Memurlar
ç) İşçiler

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.
a) Müdür
b) Yazı İşleri Bürosu
c) İnsan Kaynakları ve Eğitim Bürosu
ç) İşyeri Ruhsatları Bürosu

Bağlılık
MADDE 6 -
(1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 7 -
(1) Müdür, bu yönetmelikte belirtilen görevleri ve 5393 Sayılı Belediye Kanununa dayanılarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri mevzuat çerçevesinde yapmak ve yaptırmakla görevli, yetkili ve sorumludur.
(2) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına ve diğer birimlere karşı temsil eder.
(3) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını, iş akışını, görev dağılımını düzenler ve denetler. Müdürlük içinde işbirliği ve koordinasyonu sağlar.
(4) Müdürlüğünün Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.
(5) Başkanlıkça Encümen üyesi seçildiği takdirde encümen üyesi olarak encümen toplantılarına katılır.
(6) Müdürlük içi yönergeler yayınlar, müdürlüğe gelen evrakları gereği yapılmak üzere ilgili personele havale eder,
(7) Müdürlük bütçesinin, performans programının ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlar.
(8) Başkanlıkça görevlendirildiği takdirde Belediye´yi temsilen toplantılara katılır, kurul ve komisyonlarda görev yapar.

Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Madde 8-
(1) Personel, bu yönetmelikte belirtilen görevler ile mevzuat çerçevesinde kendisine verilen diğer görevleri tam ve zamanında yapmakla müdüre karşı sorumludur.
(2) Personel, görevini yaparken karşılaştığı aksaklıkları ve eksiklikleri müdüre bildirmekle sorumludur.
(3) Personel, müdür tarafından verilen görevleri tam ve zamanında yerine getirir ve işlemin sonucundan müdüre bilgi verir.
(4) Müdürün görevi nedeniyle yerinde bulunmadığı durumlarda müdür tarafından görevlendirilen personel görevli, yetkili ve sorumludur.
(5) Personel, yapılacak tüm yazışmalarda standart dosya planına ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uymakla görevli ve sorumludur.
(6) Personel, kendisi tarafından düzenlenecek her türlü yazı, ruhsat, izin belgesi vb. belgeye paraf atmakla ve belgenin bir suretini dosyalamakla görevli ve sorumludur.
(7) Personel, mevzuat değişikliklerini takip ederek, kendisine verilen görevleri yürürlükteki mevzuata uygun olarak yerine getirmekle görevli ve sorumludur.
(8) Evrak kayıt etmeye ve dağıtmaya yetkili personel, evrakları evrak kayıt defterine kaydetmek ve havale edilen personele zimmet defteri ile teslim etmekle görevli ve sorumludur.
(9) Personel, kendisine havale edilen evrakları imza karşılığı zimmetle teslim almakla görevli ve sorumludur.

Yazı İşleri Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Madde 9-
(1) Yazı İşleri Bürosu; evrak akışının düzenlenmesi, meclis ve encümen işlemlerinin yürütülmesi, ilanların yapılması, asker ailelerine yardım edilmesi iş ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevli, yetkili ve sorumludur.
A- Evrak İşlemleri:
(1) Belediyeye gelen evrakları ve dilekçeleri gelen evrak kayıt defterine kayıt etmek,
(2) Yetkili personel tarafından kaydedilen evrakları ilgili birime havale edilmek üzere Müdüre ve Başkan Yardımcısına sunmak,
(3) Müdür ve Başkan Yardımcısı tarafında havale edilen evrakları aynı gün içinde ilgili birimdeki yetkili personele zimmetle teslim etmek,
(4) Dış ve iç birimlerden gelen-giden gizli dereceli evrakları gizli evrak defterine kaydetmek,
(5) Belediyeden gönderilen evrakları giden evrak kayıt defterine kaydettikten sonra ilgisine göre zimmet ya da posta yoluyla göndermek,
(6) Müdürlüğe gelen ve giden evrakların kayıt edilmesi için ayrıca gelen ve giden evrak kayıt defteri tutmak,

B- Meclis İşlemleri:
(1) Birimlerce hazırlanan ve Başkanlıkça meclise havale edilen konular çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak,
(2) Belediye Başkanı tarafından belirlenen meclis gündemini en az üç gün önceden meclis üyelerine bildirmek,
(3) Meclis gündemini en az üç gün önceden Belediye internet sitesinde ve ilan panosunda ilan etmek suretiyle halka duyurmak,
(4) Meclis toplantılarında alınan kararları yazmak, meclis karar özet defterini tutmak, meclis kararlarını dosyalamak,
(5) Meclis kararlarını ve karar özet defterini meclis başkanına ve katip üyelere imzalatmak,
(6) Kesinleşen meclis kararlarını kesinleştiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde iki suret olarak Valilik Makamına göndermek,
(7) Kesinleşen meclis kararlarının özetlerini yedi gün içinde Belediye internet sitesinde ve ilan panosunda ilan etmek suretiyle halka duyurmak,
(8) Kesinleşen meclis kararlarını gereği yapılmak üzere ilgili birimlere zimmetle teslim etmek,
(9) Meclis görüşmelerini tutanağa geçirmek, tutanakları meclis başkanı ve katip üyelere imzalatmak,
(10) Meclis üyeleri devamlılık cetvelini tutmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,
(11) Meclisle ilgili diğer iş ve işlemleri yürütmek.

C- Encümen İşlemleri:
(1) Encümen toplantılarında alınan kararlar doğrultusunda encümen kararlarını yazmak, encümen karar özet defterini tutmak, encümen kararlarını dosyalamak,
(2) Encümen kararlarını ve karar özet defterini encümen başkanına ve üyelerine imzalatmak,
(3) Encümen kararlarını gereği yapılmak üzere ilgili birimlere zimmetle teslim etmek,
(4) Encümen üyeleri devamlılık cetvelini tutmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için toplantı sayılarına ait listeyi hazırlayarak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek,
(5) Encümenle ilgili diğer iş ve işlemleri yürütmek.

Ç- Asker Ailesi Yardımı İşlemleri:
(1) 4109 sayılı Asker Ailelerinden Muhtaç Olanlara Yardım Hakkında Kanun hükümleri çerçevesinde askerin usul veya furuu, karısı veya kardeşi tarafından yapılan müracaatları kabul etmek,
(2) Belediyeler, Askerlik Şubeleri ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlarla gerekli yazışmaları yapmak,
(3) Zabıta marifetiyle müracaat sahibi ile ilgili araştırma yaptırmak,
(4) Müracaat sahibinin dosyası tamamlandıktan sonra encümene sunmak,
(5) Müracaat sahibine yardım yapılmasının encümen tarafından uygun görülmesi halinde encümen kararını ve müracaat sahibine ait dosyayı maaş bağlanmak üzere Mali Hizmetler Müdürlüğüne zimmetle teslim etmek,
(6) Müracaat sahibine müracaatının sonucu ile ilgili olarak uygun vasıtalarla bilgi vermek,
(7) Encümen tarafından asker ailesi yardımı yapılması uygun görülmeyenlerin dosyalarını muhafaza etmek,

D- İlan İşlemleri:
(1) Çeşitli kurum ve kuruluşlar ile Belediye Birimlerinden gelen ilanları Belediyenin ilan panosunda ilan etmek,
(2) Talep edilmesi halinde yapılan ilanların tutanaklarını hazırlayarak ilgililere göndermek,
(3) Gönderilen ilan tutanakları ile ilan metinlerinin bir suretini dosyalamak.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Madde 10-
(1) Memur personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadro değişikliği, açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapılması, talep dilekçelerinin incelenip sonuçlandırılması, göreve başlayış işlemlerinin yapılması,
(2) Memur personelin derece terfi ve kademe ilerlemesi terfi tarihlerini belirten listelerin takibi, onaylarının alınması, maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespiti,
(3) Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum sonrası, mazeret) göreve başlayış ve görevden ayrılış işlemlerinin yapılması,
(4) Memur Kadro ve Sicil defterlerine özlük hareketlerinin işlenmesi,
(5) Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasının ve bilgilerin muhafazasının sağlanması,
(6) Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (S.S.K., Bağ-Kur, Tahsil değişikliği, Askerlik süresi ve diğer mazerete dayalı süreler) işlemlerinin yapılması,
(7) İlk ataması yapılacak memur personelin ilk işe giriş evraklarının temin edilerek atamasının yapılması ve emeklilik sicil numarası verilmesine ilişkin Emekli Sandığı ile gerekli yazışmaların yapılması,
(8) Memur personelin özlük dosyasında muhafazası gereken evrakların konu ve içeriklerinin esas alınarak arşivlenmesi,
(9) Belediyemizden naklen giden ve Belediyemize naklen atanan memur personelin özlük dosyalarının gittikleri kuruma devren gönderilmesi, gelenlerin ise dosyalarının teslim alınması,
(10) Mahkeme ve duruşma kararlarının ilgililere tebliğini yaparak alınan tebellüğ belgelerinin ilgili kurumlara gönderilmesi,
(11) Memur Mal Bildirim Formu (Memur personelin mal değişikliklerinde bir ay içerisinde, sonu 0 ve 5’li yılların Şubat ayının son gününe kadar) ve Bilgi Formu (ilk işe giriş) düzenlenmesini sağlayıp muhafaza edilmesi,
(12) Personelin evlilik ve mahkeme kararı vb. nedenlerden kaynaklanan soyadı değişikliklerinin Emekli Sandığına bildirilmesi,
(13) Emeklilik hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması,
(14) Hizmet Belgelerinin düzenlenmesi,
(15) Gizli Sicil Raporlarının birim amirleri tarafından doldurulmasını takip ederek dosyalarına kaldırılmasının sağlanması, 6 yıllık sicil ortalaması 90 ve üstü olanlara her yılın ilk haftası itibariyle bir kademe verilmesi işlerinin yürütülmesi, 
(16) Memurların özlük dosyalarının korunması ve kurum sicil numarası esasına göre düzenlenerek arşivlenmesi,
(17) İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyen memurların Başkanlık Makamından yurtdışı izin onayının alınması,
(18) İzine ayrılan Müdürlerin izinli olduğu süre içinde görevini yürütecek personelin görevlendirme işlemlerini yapılması,
(19)Yürürlükteki mevzuat gereği sözleşmeli personel atamalarında gerekli olan Belediye Meclisinden izin alma işlemlerinin yapılması,
(20) Memurların bakmakla yükümlü bulundukları aile fertleri ile ilgili eş durumlarında (evlilik cüzdanı fotokopisi) yeni doğumda (doğum belgesi ve kimlik fotokopisi) ve diğer aile fertlerinin faydalanma taleplerinde Sosyal Güvenlik Kurumlarından belge temini yapılması suretiyle personele Tedavi Yardımı Beyannamesinin doldurularak. Sağlık Karnesi tanzim edilmesi, sağlık karnesi bitenlerin karnelerinin yenilenmesi,
(21) Müdürlüklerin önerileri üzerine adaylıkta bir yılını tamamlayan başarılı memur adayların asaletlerinin tasdikini, başarısız olan adaylarında ilişiklerinin kesilmesi işlemlerinin yapılması,
(22) Vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanması ve sağlık yardımına ilişkin işlemlerin yapılması,
(23) Personelin özlük hakları ve emeklilikle ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığından görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek,
(24) Personel konusunda müdürlükler arası bilgilendirme yazışmalarının yapılması, 
(25) Stajyer ve hizmetli personele görev verilerek takibinin yapılması,
(26) Memurların Özlük haklarına ilişkin çeşitli kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerine cevap verilmesi,
(27) İl dışı kurumlarda görev yapan ve iznini ilimizde geçirmekte iken rahatsızlanan memur  muayene sevk kağıdı işlemlerinin yapılması,
(28) Özlük dosyalarının Nakil, Emeklilik, Vefat, istifa vb. durumlarda sicil numarası sırası gözetilerek arşivlenerek muhafaza edilmesi,
(29) Memur personelin Hizmet Görev Belgesi talebi vb. dilekçeli müracaatlarının cevaplandırılması,
(30) Memur personelin Hizmet sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gerekli mevzuatın uygulanması,
(31) Açıktan Atanma, Kadro İhdas ve Kadro Derece Unvan değişiklikleri ile ilgili yazışmalarının yapılması,
(32) 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. maddesine göre sözleşmeli personel çalıştırılması hakkında gerekli işlemlerin yapılması,
(33) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 59. Maddesi gereği çalıştırılacak personele ilişkin işlemlerin yapılması,
(34) İşçi personelin görevlendirme, emeklilik, hizmet akdi feshi, mahkeme yazışmaları, kadro değişiklikleri gibi özlük işlerinin yapılması,
(35) Özürlü, eski hükümlü ve terör mağduru kontenjanlarına alınacak işçilerin yasal çerçevede alım işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
(36) Yeni işe alınan, işten ayrılan ve kadro değişikliği olan personelin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına işçi giriş ve çıkış bildirimlerinin gönderilmesi, her ay düzenli olarak Türkiye İş Kurumuna işgücü çizelgesinin gönderilmesi,
(37) Yıllık izin onaylarını düzenleyip, tetkik ederek onaylanması,
(38) Toplu İş Sözleşmesi taslağının ve tutanaklarının hazırlanması,
(39) İşçi Disiplin Kurulunu oluşturmak, disiplin kuruluna gönderilen evrak işlemlerini takip ederek, disiplin kararının yazılıp onaylatılması, disiplin defterine işlenmesi,
(40) Yıllık izin, mazeret izin, ücretli ve ücretsiz izinlerin izin çizelgelerine işlenmesi,
(41) İşçi yevmiye çizelgelerini inceleyerek işlemlerin yapılması,
(42) Çeşitli nedenlerden dolayı işten ayrılan personelin kıdem tazminatını düzenleyip, tetkik ederek onaya sunulması,
(43) İşçi personelin dolu-boş kadro cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulması,
(44) Yetkili işçi sendikası ile ilgili yazışmaların ve Toplu iş sözleşmesi işlemlerinin yapılması,
(45) İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kurulu yazışmalarının hazırlanması,
(46) İşçi maaş, ikramiye ve her türlü sosyal yardım ödemelerinin tahakkuklarının hazırlanması,
(47) Memur maaşlarının hesaplanarak tahakkuklarının hazırlanması,
(48) Stajyer öğrenci maaşlarının tahakkuklarının hazırlanması,
(49) Başkan ve Başkan Yardımcıları maaşlarının tahakkuklarının hazırlanması,
(50) İşçi kıdem-ihbar tazminatlarının tahakkuklarının hazırlanması,
(51) Her ay emekli keseneklerinin İnternet ortamında Emekli Sandığı’na (e-bildirge) gönderme işlemlerinin yapılması,
(52) İcra dosyalarının takibini ve işlemlerinin yapılması,
(53) Memur performans ödemelerinin tahakkuklarının hazırlanması,
(54) Belediye personelinin görevleri ile ilgili olarak pratik ve teorik bilgilerinin artırılması, göreve ilişkin beceriler kazandırılması, davranışlarının geliştirilmesi, hizmet içinde yetiştirilmesi ve üst görevlere hazırlanması ile hizmette verimlilik, etkinlik ve toplam kalitenin sağlanması amacıyla hizmet içi eğitim programları düzenlenmesi,
(55) Meclis üyelerinin dosyalarının muhafaza edilmesi,

İşyeri Ruhsatları Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları
Madde 11-
(1) 24/04/1930 tarihli ve 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu, 04/07/1934 tarihli 2559 sayılı Polis Vazife ve Selahiyet Kanunu, 14/06/1989 tarihli ve 3572 sayılı İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına Dair Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulüne Dair Kanun, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu ve İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı iş ve işlemlerini yürütmek,
(2) Verilen işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının örneklerini aylık olarak Sigorta İl Müdürlüğüne ve ilgili ise ticaret siciline göndermek,
(3) Verilen işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının örneklerini haftalık olarak Zabıta göndermek,
(4) Umuma açık istirahat ve eğlence yerleri için düzenlenen işyeri açma ve çalışma ruhsatlarının bir örneğini en geç yedi gün içinde kolluğa göndermek,
(5) Sıhhî işyeri başvurularında başvurunun Yönetmelikte öngörülen kriterlere uygun olduğunun tespiti halinde başkaca bir işleme gerek kalmaksızın işyeri açma ve çalışma ruhsatını düzenleyerek ilgiliye aynı gün içinde vermek,
(6) İkinci ve üçüncü sınıf gayrisıhhî müessese başvurularında başvurunun öngörülen kriterlere uygun olarak doldurulduğunun tespiti halinde, başkaca bir işleme gerek kalmaksızın işyeri açma ve çalışma ruhsatını beş gün içinde düzenleyerek ilgiliye vermek,
(7) Umuma açık istirahat ve eğlence yeri ruhsatını vermeden önce kolluk kuvvetinin görüşünü almak,
(8) Umuma açık istirahat ve eğlence yeri açılması hususundaki başvuruları bir ay içinde sonuçlandırmak,
(9) Umuma açık istirahat ve eğlence yeri sahibi tüzel ve gerçek kişilerin mes´ul müdür belgesi talep etmesi halinde mes´ul belgesi düzenlemek,
(10) Canlı müzik izni işlemlerini yürütmek,
(11) İşyeri ruhsatları ile ilgili diğer iş ve işlemleri yürütmek,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller
MADDE 12 -
(1) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 13 -
(1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisince kabulü ve Valilik Makamına gönderilmesi ile yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 14 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Bilecik Belediye Başkanı yürütür.

 

Oluşturulma Tarihi : 26.09.2014